Verdensmarkedet er i ferd med å gå på en historisk smell, noe som i praksis betyr konkurser, eierskifter og omstilling. Enkelte bransjer opplever full bonanza, mens andre sitter fast i et mareritt. Siden dette er mekanismer med en viss treghet, så har vi nok bare sett begynnelsen. Legg til litt handelskrig og annen sabelrasling mellom stormakter; forutsigbarheten for de neste 3 årene krever krystallkule. Det eneste som er sikkert er at det blir grov sjø.

I båt, når det blåser opp, så omstiller vi oss; tar rev i seilet, setter i luker og sørger for å ha "enhåndsmat" tilgjengelig. Kursen endres slik at det blir lettere å være på lag med vind og bølger. Å kjøre ut til siden for å vente på  at det går over er liksom ikke noe alternativ.

Lars Hovdan Molden hadde et innlegg i Aftenposten (29 Juli) om næringslivets immunforsvar, hvor en bedrifts dynamiske evner er sentralt. Det vil si en bedrifts evne til å oppdage og gripe nye muligheter, og her er etablerte små og mellomstore bedrifter spesielt sårbare; de er ikke lenger i den dynamiske gründer-fasen, men har heller ikke endrings musklene til en stor bedrift. Fleksibel tilgang på ressurser er noe som kan hjelpe litt i riktig retning.

Litt tilbake til vårens boom av hjemmekontor og tvangsdigitalisering, hvor mange har oppdaget en ny virkelighet der man faktisk kan gjøre jobben sin uavhengig av hvor man oppholder seg, og mange har nok også hatt deler av arbeidsdagen sin utenfor kjernetiden, etter at barna har lagt seg.

Vi leser stadig om bedrifter hvor bruk av hjemmekontor er «sluppet fri», sist ute var vel tyske Siemens, hvor man nå legger opp til at medarbeidere jobber der hvor de føler seg mest effektive, gjerne 2-3 dager i uken andre steder enn på kontoret. Det interessante er at Siemens også tar konsekvensen av en slik fleksibilitet; det blir mer fokus på hva man leverer enn antall timer. Slike endringer i arbeidsforhold og regelverk er nok ikke gjort over natten, men er jo nødvendig for å hente ut en gevinst.

Signalene er likevel tydelige: Kunnskaps-arbeidere, det vil si alle de som nå har kunnet gjøre jobben sin mer eller mindre fra hjemmekontor, ligger an til endring i sin arbeids-hverdag. De bedriftene som gjør dette riktig, vil hente ut effektivisering og fleksibilitet som vil bli svært merkbar.

Det betyr ikke at alle skal jobbe fra kjøkkenbenken fremover, men at fysisk fast kontorplass og fast 37.5 timers uke med kjernetid mellom 9 og 15 blir utfordret.

Hvordan skal norske bedrifter kunne fornye seg, samtidig som daglig drift fungerer? Fornyelse blir ofte håndtert som prosjekter, og behov for variable ressurser og variabel kompetanse vil få et firma med kun en fast stab til å møte veggen i en eller annen form; manglende prosjekt fremdrift, overarbeidede ansatte, daglig drift nedprioriteres, osv.
I en kompetansebedrift er det de egne faste ansatte som er kjernen, og de er viktige prosjektdeltagere i omstillings prosjekter og ny-utvikling. Samtidig kan det være lurt å hente inn ekstern kompetanse, men passe på at det også fører til kompetanse overføring inn i bedriften. Det vil og føre til at utviklingsprosjekter går raskere og bringer resultater (inntekter) tidligere.

For å få fart på slike prosjekter vil det og være viktig å frigi tid hos egne ansatte, så kan innleid hjelp til den operative daglige driften og være et viktig bidrag. Har man noen ressurser som kan leies inn, og som kjenner bedriften, så blir jo den generelle sårbarheten til bedriften også redusert.

Vi vil nok se mer bruk av innleide fleksible ressurser, som brukes til å avhjelpe topper og som kapasitet/kompetanse i prosjekter. Med en riktig balanse mellom egne fast ansatte og «assosierte» medarbeidere, kan man oppnå gevinster med bedre tilgang på dynamisk kapasitet, mangfold, og nye ideer.

I bedrifter med fleksibilitet i «tid og sted» hos sine ansatte, kan også innleide ressurser bidra uten å møte hver dag på kontoret, bidra på deltids basis, og bidra fleksibelt uten å være låst til tidspunkt. Dette fungerer best hvis man har en «pool» av ressurser som etterhvert blir kjent med bedriften, derfor er korte oppdrag og deltid måten å gjøre det på, siden de som leies inn nødvendigvis må jobbe for flere bedrifter. Dette er ikke enkelt, men det er viktig å se på hvordan innleid personale og konsulenter kan brukes mer effektivt, i tillegg til at de ansatte også får en endret hverdag med mer fleksibilitet.

Jeg er redd mange bedrifter vil begrense seg til å tillate arbeid i pyjamasbukse noen dager i uken, uten å egentlig ta tak i potensialet for å bedre bedriftens dynamiske evner.

Det ville være synd.

Hvordan holder du orden på:
- Det du skal gjøre idag, imorgen, om en uke, eller snart
- Huske hva du faktisk har gjort og avtalt
- Dele med de andre i teamet hva du har gjort og avtalt
- Få en oversikt over hva som er på gang
- Hjelp til å få ringt de du bør ringe til
- Hjelp til å sende epost og holde orden på epost historikk.
.... og listen fortsetter.

Vår favoritt er OnepageCRM, et verktøy rettet mot små og mellomstore bedrifter, gjør det det skal uten å bli for stort og tungt. Samtidig kan man lett tilpasse ting selv.
Når du føler at verktøyet hjelper deg, blir det faktisk naturlig å jobbe inne verktøyet, og da blir alt registrert, lagret, og delt – helt av seg selv!
I et team skal det ikke være nødvendig å spørre noen om «Har du husket å ringe Hansen?». Statusoversikt er løpende, og ikke en månedlig botsøvelse.

For de som ikke har stiftet bekjentskap med GTD, så er prinsippet først og fremst:
«Hva er den neste lille handlingen som skal til for å bevege dette prosjektet i riktig retning».

Og det er jo det dette handler om:
«Hvordan spiser du en elefant?» «Bit for bit....»

Dette er det bærende prinsippet i OnepageCRM: Next Action. Her legger du inn det neste som skal skje, og hvem som gjør det. Ut av hodet og inn i systemet.

OnePageCRM forholder seg til personer, som er tilknyttet en organisasjon, men det er gode muligheter til å tilpasse hvordan man bruker dette. Jeg har f.eks også brukt OnePageCRM til å holde orden på leverandørene mine, i det hele tatt all ekstern kontakt på telefon og epost. Det er uansett personlig kontakt som gjelder.

«Deals» høres jo ganske amerikansk ut, men begrepet kan dekke avtaler man vil ha i havn, uansett om det er et salg eller en annen form for avtale, dvs. En «Deal» blir prosjektmålet, og er en knagg for telefonsamtaler, epost, notater og annet. For salg så bygger Deals opp en «Pipeline», og gir en kjapp oversikt over hvordan man ligger an.

OnePageCRM er en skytjeneste. Det betyr at det er ingenting å installere, og heller ingenting å ta backup av. Med App for iPhone og Android i tillegg, så har man tilgang fra hvor som helst, slik som man forventer seg av en skytjeneste. Det er og sikkerhet i dette: Du skal når som helst kunne kjøre over PC’n din uten å kaldsvette. Det betyr nok at dere har andre tjenester for lagring også.

Siden det er et online system er det og enkelt å koble sammen med andre online tjenester, alt fra MailChimp til Dropbox. Integrasjonen med gmail og Office360 er også bra, så man kan integrere epost direkte. Her kommer det stadig nye muligheter og man kan og lage egne nettbaserte integrasjoner.

Her trenger du ikke eksterne konsulenter. Men selv om det er laget utrolig enkelt og intuitivt, så er det viktig å tenke seg om når man legger til egne felter. Det er ikke alt man tenker på som kjekt å ha som gir noen verdi, så anbefalingen er egentlig å starte med systemet «som det er» og heller legge til ting etterhvert når konkrete behov melder seg. Felter som ikke brukes blir etterhvert «støy». Likevel er det ett par ting som bør struktureres fra start, ettersom endringer senere kan skape litt jobb, tipset er egentlig å leke med systemet først, så nullstille alt.

Dette innlegget er bare en liten intro, men man finner mye stoff inne i verktøyet for å få en bedre oversikt. Vi bruker det selv, og promoterer også OnePageCRM i Norge.

Hvis du bruker linken vår under , så kan man starte en gratis prøveperiode, velger man senere å bestille, så koster moroa EUR 11.- pr. måned. pr bruker. Ta gjerne kontakt med Nautikom hvis du trenger litt start tips.

Selve begrepet hjemmekontor er misvisende, plasseringen er «hjemme», men i de fleste tilfellene er det ikke et «kontor». Når vi ser innslag på TV/FB i disse dager hvor folk sitter på hjemmekontoret, er både sofa og kjøkkenbord overrepresentert, dette er i høyden et mobilkontor.

Etter at mange fler nå har opplevd heltids hjemmekontor, så vil holdningene til å jobbe utenfor bedriftens kontorlokaler endres:

- Vi blir kvitt noen myter
- Medarbeidere har fått «onthe job training», ny digital kompetanse.
- De bedriftene som henger etter med digitalisering har fått seg en vekker.
- En prat ved kaffemaskinen er vanskelig å erstatte.

Hva er det som gjør hjemmekontoret til en effektiv løsning?

1) Skikkelig kontor plass
Beklager, men sofakroken er uegnet til noe annet enn å svare på eposter i. Riktig arbeidstilling og belysning er like viktig her som på kontoret, så i praksis er trenger du en dedikert arbeidspult, helst i et eget rom. En 13-tommer laptop har sine begrensninger, så på arbeidspulten står det minst en monitor plus tastatur/mus. Dette gjør og at opp- og ned-rigging tar minimalt med tid.

2) God kommunikasjon
Headset, headset, og headset.... samt god video. Online møter fungerer utrolig mye bedre hvor alle sitter på hver sin PC, med et skikkelig headset. Bruker man samme verktøy til intern chat, tale kommunikasjon, og videosamtaler/møter, så er fiklingen med lyd og tilgang borte. Da får man samtidig god oversikt over hvem som er tilgjengelig, litt borte, helt borte, og opptatt, samt litt følelse av å være et team. Ta en kopp kaffe sammen på video.

3) Det blir en lang dag
Siden vi i tradisjonelt kontorliv er avhengig av å komme oss til kontoret og hjem igjen, er en norsk arbeidsdag normert til 7.5 timer + 30min lunsj. For å få god uttelling av et hjemmekontor både for bedriften og seg selv, så fungerer dette bedre i passe store doser jobb, med avbrekk. Hva med å gå i butikken midt på dagen, hente barn i barnehage, fikse ting, rask joggetur, osv. Det viser seg at selve jobben kan bli veldig intens (og effektiv), gitt at punkt 1) og 2) er på plass, så det å ta pauser blir helt nødvendig. Siden man i utgangspunktet sparer reisetiden, så er det likevel overaskende hvor lang dagen blir. I tillegg er man i praksis tilgjengelig på telefon, chat og tildels epost hele dagen. Dette passer ikke for alle, og heller ikke alle typer jobber. Men du verden hvor mye man får gjort, og i tillegg får en frihetsfølelsebonus.

4) Vekselbruk
De fleste vil nå oppdage at etter noen uker med Coronakontor, så har isolasjonen på hjemmkontoret sine begrensninger. Fysiske møter med kollegaer har og sin verdi. Løsningen på sikt er vel å få med seg det beste fra begge løsninger, med f.eks 2 hjemme dager i uken. Det er mange arbeidsoppgaver som sannsynligvis er dobbelt så effektive på hjemmekontroret enn i et kontorlanskap. Planlegg uken, og ha et system hvor kollegaene vet hvor du er.

5) Papirløst
Dette er vel nesten innlysende, men utover en notatbok som bor i sekken, så er papir bannlyst. All dokumentasjon, saksbehandling, aktivitetsstyring, arkivering, osv. må være digitalt, og du skal når som helst kunne kjøre over PC’n din uten å være redd for å miste data. Mange bedrifter har langt igjen, de er blitt igjen på 90-tallet. Det betyr og at å jobbe hjemmefra aldri blir noe annet enn en reserveløsning.

Og hva kommer så?
Mange av oss er tilgjengelig nesten 24/7, fordi epost og chat fungerer på telefonen. Laptopen er som regel innenfor rekkevidde, og ting kan fikses direkte, ofte viktig hvis motparten sitter i Asia og slipper å vente nesten en arbeidsdag ekstra på svar. Hjemmekontor er bare toppen av isfjellet når vi ser konturene av et arbeidsliv som kommer til å endre seg – mye.